Flytta kontor – checklista

En kontorsflytt är inte en stor bohagsflytt. Det är ett projekt med juridiska deadlines nio månader innan, förhandlingsskyldighet mot facket, en dokumenterad riskbedömning som lagen kräver, och ett driftstopp som kostar pengar varje timme det pågår.

Den här listan är ordnad efter när saker behöver göras — och de första punkterna ligger längre bort än de flesta räknar med.

Ska du flytta hem i stället? Se vår checklista för privatflytt.

Offert privatperson

Steg 1
Steg 2
Steg 3

Få en kostnadsfri offert idag!

För- och efternamn

E-post

Telefonnr.

Vad som skiljer en kontorsflytt från en bohagsflytt

Fyra saker, och de styr hela planeringen:

Uppsägningstiden. Ett lokalhyresavtal har normalt nio månaders uppsägningstid och kan bara sägas upp till hyrestidens utgång. Missar du datumet sitter du kvar ett år till.
Personalen. En flytt är en förändring i verksamheten, och det utlöser skyldigheter enligt både arbetsmiljöreglerna och medbestämmandelagen.
Driftstoppet. Varje timme utan telefoni, nätverk och åtkomst till system kostar. Det är därför kontorsflyttar nästan alltid läggs på kvällar eller helger.
Informationen. Arkiv, personakter och kunddata ska flyttas utan att komma på avvägar. Det är ett GDPR-ärende, inte bara en transport.

12–9 månader innan: hyresavtalet

Det här är den enda punkten på listan där en missad deadline inte går att reparera.

Läs uppsägningsklausulen i nuvarande avtal. Huvudregeln är nio månaders uppsägningstid när hyresförhållandet varat längre än nio månader, men många avtal har längre. Det är avtalet som gäller.
Notera att uppsägning bara kan ske till hyrestidens utgång. Ett vanligt mönster är avtal som ska sägas upp senast den 31 december för att upphöra den 30 september året därpå.
Säg upp skriftligt. För avtal som varat längre än tre månader krävs skriftlig form.
Kontrollera återställandeskyldigheten. Har ni byggt om, satt upp väggar eller dragit ny el kan avtalet kräva att lokalen återställs till ursprungligt skick. Den posten glöms bort i budgeten nästan varje gång, och den kan bli stor.
Känn till ert indirekta besittningsskydd. Har hyresförhållandet varat mer än nio månader i följd kan ni ha rätt till ersättning om hyresvärden säger upp er utan godtagbart skäl, eller kräver oskäliga villkor för förlängning. Minimiersättningen motsvarar normalt en årshyra. Ni kan också ha rätt till skäligt uppskov med avflyttningen.
Börja söka ny lokal. Räkna med tid för anpassning och eventuell hyresgästanpassning.

Reglerna kring lokalhyra är snåriga och konsekvenserna dyra. Stäm av uppsägningen med jurist innan ni skickar den.

6 månader innan: planering

Utse en projektledare internt. En person med mandat att fatta beslut. Kontorsflyttar som drivs av en kommitté drar över, varje gång.
Sätt budget. Räkna in flytt, IT, lokalanpassning, återställande, nya möbler, dubbelhyra under överlappet och förlorad arbetstid.
Bestäm flyttdatum. Undvik bokslut, högsäsong och lönekörningar.
Rita planlösning för den nya lokalen: arbetsplatser, mötesrum, förråd, serverplats, pausutrymme.
Inventera möbler och utrustning. Vad följer med, vad ersätts, vad avvecklas?
Beställ kostnadsfri besiktning hos oss. Vi går igenom volym, tunga föremål, hisskapacitet och lastmöjligheter på båda adresserna.
Kontrollera att den nya lokalen klarar er verksamhet: elkapacitet, ventilation, bärighet för arkiv och tunga maskiner, kyla till serverrum.

4–3 månader innan: personal och IT

Personalen

Genomför en riskbedömning. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete ska arbetsgivaren bedöma om planerade ändringar i verksamheten medför risker för ohälsa eller olycksfall. En flytt till nya lokaler är en sådan ändring. Riskbedömningen ska vara skriftlig — det gäller alla arbetsgivare oavsett storlek.
Gör den i samverkan med skyddsombud och berörda medarbetare. Det är en del av kravet, inte en artighet.
Kalla till förhandling enligt 11 § medbestämmandelagen om ni är bundna av kollektivavtal. En kontorsflytt räknas normalt som en viktigare förändring av verksamheten. Riskbedömningen bifogas underlaget.
Förhandla i så god tid att facket faktiskt kan påverka beslutet. En förhandling efter att kontraktet skrivits på fyller ingen funktion.
Informera personalen om vad som gäller: adress, restid, parkering, cykelrum, kollektivtrafik.
Kartlägg pendlingskonsekvenser. För någon kan tjugo minuters skillnad avgöra om de stannar.

IT och telefoni

- Beställ fiber och bredband nu. Leveranstiderna är den vanligaste orsaken till att en kontorsflytt måste skjutas upp, särskilt i nyproducerade lokaler.
- Flytta eller portera telefonnummer och växel.
- Planera för servrar, nätverksutrustning och wifi-täckning i den nya lokalen.
- Kontrollera att nätverksdragning och uttag finns där arbetsplatserna ska stå.
- Bestäm vem som kopplar ur och in — er it-leverantör eller vi. Det ska vara bestämt, inte antaget.
- Ta en fullständig säkerhetskopia före flytten.
- Se över larm, passersystem, kameror och kortläsare på båda adresserna.

2 månader innan: leverantörer och adresser

Anmäl adressändring till Bolagsverket och Skatteverket.
Uppdatera adressen i: webbplats, e-postsignaturer, fakturamallar, offertmallar, visitkort, trycksaker, Google-företagsprofil, sociala medier, branschkataloger.
Meddela kunder, leverantörer, bank, försäkringsbolag och revisor.
Se över försäkringen för den nya lokalen — lokalen, inventarier, avbrott och ansvar.
Säg upp eller flytta avtal: städning, kaffe, vattenautomat, kontorsmaterial, växtservice, avfallshämtning, post.
Beställ ny skyltning och dörrskyltar.
Boka in eventuell målning eller anpassning i den nya lokalen. Det ska vara klart innan möblerna kommer, inte efteråt.
Beställ nya möbler i god tid. Leveranstiderna på kontorsmöbler är långa.

Kundomdömen - Rekommenderad flyttfirma 10 år i rad

Flytt City är en flyttfirma i Malmö du kan lita på när det är dags att flytta. Med en lång erfarenhet inom branschen är vi professionella i vårt arbete. Vi är stolta över att ha blivit utnämnda till rekommenderat företag flera år i rad. Läs några av våra femstjärniga omdömen.

1 månad innan: arkiv, märkning och nycklar

Gå igenom arkivet. Vad ska med, vad ska arkiveras, vad ska destrueras? En flytt är rätt tillfälle att rensa — men bara enligt era gallringsrutiner.
Hantera personuppgifter enligt GDPR. Personakter, kundregister och känsliga handlingar ska transporteras och förvaras säkert. Använd förslutna och märkta kollin, håll koll på vem som har åtkomst, och dokumentera hanteringen.
Anlita säker dokumentdestruktion för det som ska bort. Papper med personuppgifter hör inte hemma i en container.
Ta fram ett märkningssystem: varje arbetsplats, rum och kolli får en kod som matchar planlösningen i den nya lokalen.
Sätt upp planritningen med koder på plats i den nya lokalen inför flyttdagen.
Räkna ihop nycklar, passerkort och taggar i båda ändar. Bestäm vem som ansvarar för dem.
Beställ flyttkartonger och märketiketter till personalen. Räkna 3–5 kartonger per arbetsplats, plus arkiv och gemensamma utrymmen separat.
Boka flyttstädning av den gamla lokalen.
Bestäm vad som händer med möbler som inte ska med — sälj, skänk eller bortforsling.

2 veckor innan: kommunikation och sista bitarna

Skicka ut ett tydligt informationsblad till personalen: vad var och en ansvarar för, när skrivbordet ska vara tömt, vad som händer med den egna datorn.
Lägg upp adressändring på webbplatsen och i autosvar.
Bekräfta tider med oss, med it-leverantören och med fastighetsägarna i båda ändar.
Boka hiss och lastintag om det behövs. Många fastigheter kräver förbokning.
Kontrollera parkering och lastzon vid båda adresserna.
Gå igenom brandskyddet i den nya lokalen: utrymningsplan, brandsläckare, återsamlingsplats, första hjälpen-utrustning.
Utse kontaktpersoner som är på plats i båda ändar under flytten.

Flyttdagen — eller flytthelgen

Alla arbetsplatser tömda och märkta enligt systemet.
It-utrustning nedkopplad, kablar samlade och märkta per arbetsplats.
Kontaktperson på plats i gamla lokalen vid start.
Kontaktperson på plats i nya lokalen vid mottagning, med planritning i hand.
Avläsning av mätare i den gamla lokalen.
Sista rundan: förråd, arkivrum, källare, pentry, serverrum, garage.
Nycklar och passerkort återlämnade enligt överenskommelse.
Uppkoppling och funktionstest innan personalen kommer tillbaka.

Första veckan i den nya lokalen

Kontrollera att allt kommit fram och står rätt.
Anmäl eventuella skador till oss direkt. Fotografera och spara emballaget.
Testa allt: nätverk, telefoni, skrivare, larm, passersystem, kyla och värme.
Gå igenom arbetsmiljön på plats — belysning, ljudnivå, skärmplacering, ergonomi. Följ upp riskbedömningen.
Introducera personalen i lokalen: utrymningsvägar, återsamlingsplats, förvaring.
Följ upp att adressen ändrats överallt. Något är alltid kvar.
Samla in synpunkter från personalen efter ett par veckor och åtgärda det som skaver.

Adressändringar för företag

Till skillnad från när en privatperson flyttar sker ingenting automatiskt. Det finns ingen folkbokföring för företag som sprider adressen vidare.

Var	Kommentar
Bolagsverket	Ändring av företagets adress i registret
Skatteverket	Adress för skatte- och momsärenden
Bank och betalterminaler	Även fakturaadress om den ändras
Försäkringsbolag	Lokal, inventarier, avbrott och ansvar
Kunder och leverantörer	Meddela innan, inte efter
Fakturamallar och avtalsmallar	Missas oftast av allt
Google-företagsprofil och kartor	Påverkar hur kunder hittar er
Webbplats, e-postsignaturer, trycksaker	Inklusive gamla pdf:er som ligger uppe
Branschkataloger och medlemsregister	Långlivade, dyker upp i sökresultat i åratal
Postoperatör	Eftersändning för företag beställs separat

RUT-avdrag gäller inte företag. Kostnaden för flytten är i stället normalt avdragsgill i verksamheten — stäm av med er redovisningskonsult.

Så håller ni driftstoppet nere

Det är här pengarna finns. En kontorsflytt som tar två dagar i stället för en kostar inte dubbelt i flyttkostnad, men den kan kosta mångdubbelt i förlorad produktion.

Flytta över en helg. Fredag eftermiddag till söndag ger utrymme för att koppla upp och testa innan måndagen.

Etappflytta om verksamheten tillåter. Avdelning för avdelning, med en fungerande arbetsplats kvar i båda ändar.

Prioritera uppkopplingen. Nätverk och telefoni ska fungera innan möblerna står perfekt. Det går att flytta ett skrivbord på tisdag; det går inte att ta emot kundsamtal på ett nummer som inte är porterat.

Låt personalen jobba hemifrån flyttdagen om det är möjligt. Det är både billigare och säkrare än att ha folk i lokalen medan bärningen pågår.

Ha en kontaktperson i vardera änden. Halva förseningarna i kontorsflyttar beror på att ingen på plats kan svara på var något ska stå.

Vem gör vad

Vem gör vad

Moment	Ni	Vi
Uppsägning och nytt hyresavtal	✓
Riskbedömning och MBL-förhandling	✓
Planlösning och märkningssystem	✓
Tömning och märkning av arbetsplatser	✓
Ur- och inkoppling av it	Enligt överenskommelse	Enligt överenskommelse
Demontering och montering av möbler		✓
Transport, lastning, lossning		✓
Arkiv och tunga skåp		✓
Maskiner och otympliga föremål		✓
Placering enligt planritning		✓
Bortforsling av det som avvecklas		✓
Flyttstädning av gamla lokalen		✓
Magasinering vid glapp mellan avtalen		✓

Vi besiktar alltid företagsflyttar på plats innan vi lämnar pris, och lämnar en tidsplan tillsammans med offerten.

Läs mer om företagsflytt

Vanliga frågor

Hur långt i förväg ska vi boka er?

Två till tre månader för en normal kontorsflytt, tidigare vid större verksamheter eller om ni vill ha en specifik helg. Själva bokningen är dock inte flaskhalsen — hyresuppsägningen och fiberleveransen är det.

Kan ni flytta på kvällar och helger?

Ja, och vid företagsflyttar rekommenderar vi det. Ni är då igång som vanligt på måndag morgon.

Vad händer om avtalen inte går ihop tidsmässigt?

Vanligt vid lokalbyten. Vi magasinerar i vårt lager i Malmö och kör ut när den nya lokalen är klar. Alternativt etappflyttar vi så att verksamheten aldrig står helt still.

Flyttar ni maskiner och verkstadsutrustning?

Ja. Tunga och otympliga maskiner ingår i det vi hanterar, men det kräver besiktning i förväg så att vi kommer med rätt utrustning och bemanning.

Vad gäller för arkiv med personuppgifter?

Vi hanterar det som förslutna, märkta kollin med spårbarhet. Har ni särskilda krav på hantering eller dokumentation — berätta det i offertskedet så byggs det in i upplägget.

Kan ni ta hand om möbler vi inte vill ha kvar?

Ja, vi forslar bort till återvinning i samband med flytten. Säg till i offertförfrågan så räknar vi in volymen.

Hur många kartonger behöver vi?

Räkna 3–5 per arbetsplats, plus arkiv och gemensamma utrymmen separat. Arkiv drar betydligt mer än man tror.

Gäller Bohag 2010 vid kontorsflytt?

Nej. Bohag 2010 är konsumentvillkor. Vid företagsflytt regleras ansvaret i avtalet mellan oss. Vi går igenom det i offertskedet — läs mer om Bohag 2010 här om ni vill jämföra.

Vad kostar en kontorsflytt?

Det beror på volym, bemanning och tidsåtgång. Företagspriser anges exklusive moms. Se prislistan eller begär offert så räknar vi på just er lokal.

Ska vi titta på er lokal?

Vi kommer ut, går igenom båda adresserna och lämnar ett fast pris tillsammans med en tidsplan. Det kostar ingenting och tar en timme.

Skicka in en offertförfrågan eller ring 010 – 129 29 29.

Begär offert | Företagsflytt | Magasinering